تابعوا مواعيد انتهاء المستندات وتجديدها.
وثيق يراقب كل عقد وإيجار ووثيقة تأمين واتفاقية وترخيص في منشأتكم. ارفعوا المستند فيقرؤه الذكاء الاصطناعي ويحدد فئته وتاريخ انتهائه والمسؤول عنه، ثم يصل التنبيه والمهمة للشخص الصحيح قبل فوات الأوان.
- قراءة آلية للفئة والانتهاء والمسؤول
- تنبيهات قبل 90/60/30/7 أيام
- مهام تجديد بسلاسل موافقة وتصعيد
- حالة الامتثال لكل فرع
248
مستنداً متتبعاً
6
تنتهي هذا الشهر
91٪
حالة الامتثال
- 7 أيام
السجل التجاري للفرع الرئيسي
الشؤون الحكومية
- 28 يوماً
وثيقة التأمين الطبي (مجلس الضمان الصحي)
الموارد البشرية
- 54 يوماً
ترخيص Microsoft 365
تقنية المعلومات
- 88 يوماً
رخصة بلدي للمحل التجاري
المشتريات
- تنبيهات متدرجة قبل الانتهاء
- 90/60/30/7
- للفئة والانتهاء والمسؤول
- قراءة آلية
- لكل مستند ومهمة
- سجل تدقيق
اقرأ العرض· شريحة بشريحة، مع ملاحظات المقدّم
1. وثيق
«وثيق». الحلقة هي سنة كاملة، وكل نقطة مستند له تاريخ: عقد إيجار أو رخصة أو وثيقة. والعقرب هو اليوم. حين يدخل تاريخ نافذة التسعين يومًا يتحول إلى البرتقالي ويُبلَّغ مالكه، وبعد التجديد يصبح أخضر. هذه هي الفكرة كلها: كل مستند، في وقته.
2. السنة التي لم يراقبها أحد
لنروِها كقصة واحدة. يُوقَّع عقد إيجار فرع في يناير ويستقر الملف في سلسلة بريد. يُدخل أحدهم تاريخ الانتهاء في جدول ثم ينتقل إلى دور آخر. قبل تسعين يومًا لا يُبلَّغ أحد، وقبل ثلاثين يومًا ما زال في البريد. ثم ينتهي العقد ويُكتشف بالصدفة، وتصل التكلفة: رخصة معلّقة وغرامات وتجديد على عجل. مثال توضيحي، لكن كل جهة تعرفه.
3. انتهاء مستند واحد لا يبقى صغيرًا
التكلفة الحقيقية أن انتهاء مستند واحد لا يبقى صغيرًا. المستندات في المملكة مترابطة: عقد إيجار منتهٍ يعطّل تجديد رخصة البلدية ويعرّض الفرع للإغلاق، ووثيقة تأمين طبي منتهية تترك الموظفين بلا تغطية وتعطّل تجديد الإقامات، وترخيص برمجي منتهٍ يقفل الأنظمة. الغرامات هي التكلفة الظاهرة، وتوقف العمل هو الأغلى.
4. السنة نفسها، مع «وثيق»
لنُعِد السنة نفسها مع «وثيق». يُرفع العقد مرة واحدة ويقرأ الذكاء الاصطناعي تاريخ الانتهاء ويقترح الشؤون القانونية مالكًا. قبل تسعين يومًا تُبلَّغ بالاسم، وقبل ستين تُفتح مهمة التجديد، وقبل ثلاثين يُعتمد. يُجدَّد قبل موعده، والعام القادم مجدول مسبقًا. لم يحتج أحد أن يتذكر.
5. ارفعه مرة واحدة. والذكاء الاصطناعي يقرأ التواريخ.
الخطوة الأولى: ارفعه مرة واحدة. يقرأ «وثيق» المستند نفسه ويقترح التصنيف وتاريخ الانتهاء والجهة المُصدِرة والمالك. ويعرف المستندات السعودية: السجل التجاري ورخص البلدية وشهادات الزكاة والتأمينات والإقامات وعقود إيجار ووثائق التأمين والعقود، مع استيراد جماعي للملفات الحالية.
6. تذكيرات يعلو صوتها كلما اقترب الموعد
الخطوة الثانية: تذكيرات يعلو صوتها كلما اقترب الموعد. قبل تسعين وستين يومًا يُنبَّه المالك في التطبيق وبالبريد. وقبل ثلاثين يمر التجديد عبر مسار الاعتماد. وإن تأخر، يُصعَّد إلى المدير المباشر. لا يعتمد أي تجديد على ذاكرة شخص واحد.
7. كل الفروع، في شاشة واحدة
للقيادة: كل الفروع في شاشة واحدة. توضح هذه الخريطة الحرارية التوضيحية ما ينتهي كل شهر في كل فرع، ومؤشر الامتثال لكل فرع. وتعمل الشؤون القانونية والموارد البشرية وتقنية المعلومات والمرافق والامتثال والقيادة من السجل نفسه.
8. ما الذي يحميه «وثيق»
ما الذي يحميه «وثيق»؟ التشغيل: لا يتوقف فرع بسبب عقد أو رخصة منتهية. والمال: لا غرامات ولا رسوم تأخير. والتغطية: التأمين والشهادات تُجدَّد قبل انتهائها. ويمنحك سجلًا واحدًا ومالكًا لكل تجديد وتنبيهات قبل ٩٠ و٦٠ و٣٠ و٧ أيام وسجل تدقيق كاملًا. صُنع في الرياض بواسطة بيليتيكا.
9. لا مفاجآت انتهاء بعد اليوم.
لا مفاجآت انتهاء بعد اليوم. أحضروا أهم مستنداتكم، ونريكم ما ينتهي قريبًا ومن المسؤول عنه. راسلونا على sales@bilytica.sa. شكرًا لكم.
كيف يعمل
من رفع المستند إلى متابعة التجديد
الرفع
المستندات
- عقد إيجار الفرع
- وثيقة تأمين طبي
- اتفاقية عدم إفصاح
- ترخيص برمجيات
الذكاء
وثيق يقرأ المستند
في وقته
تنبيهات ومهام تجديد
90
يوماً
60
يوماً
30
يوماً
7
أيام
مهمة تجديد للشؤون القانونية
سلسلة موافقات
تصعيد آلي عند التأخر
للمدير المباشر
- 01
ارفعوا أو استوردوا
عقود وتراخيص وشهادات ووثائق تأمين وتراخيص برمجيات.
- 02
الذكاء يقرأ
يقترح الفئة وتاريخ الانتهاء والجهة والمسؤول.
- 03
التنبيه يصل
إشعارات متدرجة للمسؤول عبر التطبيق والبريد.
- 04
الفريق ينجز
مهمة تجديد تمر بسلسلة موافقات مع تصعيد عند التأخر.
- 05
الإدارة ترى
مؤشر لحالة الامتثال في كل فرع وتقارير جاهزة.
ما الذي يتغيّر
من مفاجآت الانتهاء إلى تجديد يسبق موعده.
يُكتشف انتهاء العقد بعد أن ينتهي
تنبيهات قبل 90 و60 و30 و7 أيام
مستندات موزعة بين البريد والمجلدات والأجهزة
مستودع واحد مصنّف لكل الفروع
لا أحد يعرف من المسؤول عن التجديد
لكل مستند مسؤول وموعد وسجل تدقيق
إدخال يدوي للتواريخ في جداول
ذكاء اصطناعي يقرأ المستند ويملأ البيانات
جدول زمني يرتّب الأعلى خطورة أولاً
متتبع بصري عبر الفروع والفئات ودرجات الإلحاح، يعرض المستندات التي ستنتهي قريباً والمسؤول عن كل منها. تُرسل التنبيهات قبل 90 و60 و30 و7 أيام، وترتفع وتيرة التذكير كلما اقترب الموعد أو تأخرت المهمة.
- جدول زمني مرتّب حسب الخطورة
- تنبيهات متدرجة قبل الانتهاء
- تذكير أذكى حسب درجة الإلحاح
- تصعيد آلي للمهام المتأخرة
248
مستنداً متتبعاً
6
تنتهي هذا الشهر
91٪
حالة الامتثال
- 7 أيام
السجل التجاري للفرع الرئيسي
الشؤون الحكومية
- 28 يوماً
وثيقة التأمين الطبي (مجلس الضمان الصحي)
الموارد البشرية
- 54 يوماً
ترخيص Microsoft 365
تقنية المعلومات
- 88 يوماً
رخصة بلدي للمحل التجاري
المشتريات
ارفعوا المستند وراجعوا البيانات التي يقترحها وثيق
يقرأ الذكاء الاصطناعي العقد أو الترخيص أو الوثيقة، ويقترح الفئة وتاريخ الانتهاء والجهة المختصة والمسؤول، ويفحص متطلبات الامتثال الخاصة بقطاعكم من زاتكا والتأمينات والبلدية وغيرها.
- تصنيف آلي للمستندات
- استخراج تاريخ الانتهاء والمسؤول
- فحص متطلبات القطاع التنظيمية
- مؤشر لحالة الامتثال في كل فرع
- الفئةعقد إيجار تجاري
- تاريخ الانتهاء14 نوفمبر · 4 جمادى الآخرة 1448هـ
- المسؤول المقترحالشؤون القانونية
- الجهةهيئة العقار · إيجار
القدرات
كل ما يلزم لإدارة دورة حياة المستند
جدول زمني ذكي
رؤية لكل الفروع والفئات مرتّبة حسب الخطورة.
تنبيهات متدرجة
قبل 90 و60 و30 و7 أيام، للشخص الصحيح.
قراءة آلية
الفئة والانتهاء والمسؤول من المستند نفسه.
سلاسل موافقة
التجديد يمر بالموافقات قبل تحديث الحالة.
تعاون الفريق
مهام وتعليقات وتكليف بين الأقسام والفروع.
تصعيد تلقائي
المهام المتأخرة تصل للمدير المباشر.
تراخيص البرمجيات
تتبع الاشتراكات والمقاعد ومواعيد التجديد.
حالة الامتثال
درجة لكل فرع مقارنة بمتطلبات القطاع.
مستودع آمن
كل المستندات في مكان واحد بصلاحيات حسب الدور.
تقارير الإدارة
ما انتهى وما سيتجدد ومن تأخر.
صُنع في السعودية
المستندات التي تتطلب متابعة، في سجل واحد.
بُني وثيق لمنشآت السعودية: يفهم مستندات السجل التجاري والبلدية وزاتكا والتأمينات والإقامات وعقود إيجار، بواجهة عربية وإنجليزية كاملة.
- واجهة عربية وإنجليزية كاملة
- حزم مستندات حسب القطاع
- تعدد فروع وأقسام وصلاحيات
- دعم وتطوير من فريق سعودي
المقارنة
لماذا يختلف وثيق
| القدرة | جداول Excel والتقويم | وثيق |
|---|---|---|
| قراءة المستند واستخراج الانتهاء آلياً | · | |
| تنبيهات متدرجة للشخص المسؤول | جزئي | |
| مهام تجديد بسلاسل موافقة وتصعيد | · | |
| مؤشر لحالة الامتثال في كل فرع | · | |
| سجل تدقيق لكل مستند | · |
يتتبع
المستندات التي تهمّ منشأتكم
الأنظمة المرتبطة
- تخطيط الموارد
- إدارة علاقات العملاء
- البوابات
- الشركاء
طبقة التكامل
- واجهات برمجية آمنة
- تحقق عند الإدخال
- إعادة المحاولة والتنبيه
فحص البيانات أثناء النقل
تاريخ 12/05/24 · 2024-05-12صيغة تاريخ واحدة
كل نظام يرى السجل نفسه
- تتبّع المصدر
- تسجيل التغييرات
أسئلة شائعة
ما هو وثيق من بيليتيكا؟+
منصة سعودية لتتبع العقود والتراخيص ووثائق التأمين والاتفاقيات وتراخيص البرمجيات، تنبّه الفريق قبل الانتهاء وتوجّه مهام التجديد إلى المسؤول.
كيف يستخدم الذكاء الاصطناعي؟+
يقرأ المستند المرفوع ويقترح فئته وتاريخ انتهائه والجهة والمسؤول، ويقيس حالة الامتثال لكل فرع مقارنة بمتطلبات القطاع.
متى تصل التنبيهات؟+
قبل 90 و60 و30 و7 أيام من الانتهاء، وتزداد وتيرة التذكير للمهام العاجلة أو المتأخرة مع تصعيد للمدير.
هل يتتبع تراخيص البرمجيات؟+
نعم. تُسجَّل الاشتراكات وتراخيص البرمجيات بمواعيد تجديدها ومسؤوليها مثل أي مستند آخر.
كيف يتعاون الفريق عليه؟+
لكل مستند مسؤول ومهام ومسارات موافقة وسجل تدقيق، فيعرف كل قسم مهامه ومواعيدها.
هل ترغبون في تنظيم متابعة مستنداتكم؟
أرونا مستنداتكم الأهم، ونعرض لكم كيف يتتبعها وثيق ويذكّر بها.